Técnicas de administración del tiempo

¡Hola! Hoy les quiero compartir algunas de las técnicas de administración del tiempo que yo utilizo o quiero aprender a utilizar.

Este post está dirigido a los escritores, porque muchas veces perdemos el tiempo: buscamos inspiración en Pinterest, escribimos un ratito, nos surge una duda, acudimos a Google para solucionarla y entramos en ocho páginas diferentes para asegurarnos de que la información es correcta. Nos aburrimos, miramos el móvil, vemos que tenemos una nueva notificación, entramos a ver qué es, la leemos, nos sale un vídeo de algo que nos llama la atención, lo vemos, seguimos deslizando vídeos, pasa media hora, volvemos al ordenador porque se nos había apagado la pantalla y nos encontramos con el cursor titilando en la página del Word con solo una frase escrita. Nos entra la pereza porque no nos apetece seguir, ya que hemos perdido el hilo, y se acabó la sesión de escritura. ¡Hasta mañana, Proyecto “X”!

¿Te suena? Porque a mí muchísimo.

Por eso he aprendido algunas técnicas para organizarme mejor y ser más productiva. También me sirve en el trabajo y me servía cuando estaba estudiando, pero entonces no sabía que tenían un nombre. Hoy te las presento según el orden en el que yo considero que deberían usarse; después, tú puedes elegir cuántas llevar a cabo y cómo.

Empezamos:

TIME BLOCKING

Consiste en asignar bloques específicos de tiempo en tu calendario para cada tarea. Te comprometes con una sola cosa durante un periodo definido, evitando la multitarea constante.

Ejemplo:

Lunes

• 9:00–11:00 → Escritura (solo el proyecto en el que estés trabajando, lo llamaremos Proyecto Dos; nada de redes).
• 11:30–12:30 → Correcciones: si todavía estás escribiendo Proyecto Dos y no tienes correcciones que hacer, pueden ser correcciones del Proyecto Uno que ya te haya marcado tu correctora. Si tampoco tienes correcciones de proyectos anteriores, puedes utilizar ese tiempo para buscar información sobre algo que vayas a escribir en los siguientes capítulos, buscar inspiración en Pinterest, etc.

Miércoles

• 16:00–17:00 → Crear contenido para Instagram.
• 17:00–17:30 → Programar publicaciones.

Viernes

• 10:00–11:00 → Revisión de ventas y planificación de campañas.

Evidentemente, esto es solo un ejemplo y podrías adaptar este horario a tu trabajo, tu vida personal y otras responsabilidades. El mío siempre se adapta a mis necesidades porque, a lo mejor, el viernes por la tarde me he puesto escritura y estoy tan cansada de la semana que lo cambio por crear contenido para Instagram; así dejo la parte de escribir para cuando tenga la mente más descansada.

Aquí lo importante no es solo cumplir un horario, sino que no nos veamos sobrepasados cuando tenemos un proyecto entre manos, correcciones, contenido en redes, correos y mensajes sin responder, una lavadora pendiente, la nevera vacía, los niños haciendo un desastre, el perrito al que hay que sacarlo a la calle… y no sabemos ni por dónde empezar, y acabamos haciéndolo todo y nada a la vez. Planificar aquí es muy, muy importante.

MATRIZ DE EISENHOWER

Una vez que hemos creado nuestro horario con el tiempo real que le podemos dedicar a cada cosa, es importante ser realistas: no se pongan dos horas de escritura seguidas si no son capaces de escribir diez minutos seguidos sin interrupciones (externas o internas). Ahora podemos discernir qué es más urgente y qué es menos urgente. Eso dependerá de cada persona.

Hay cuatro categorías según su urgencia e importancia:

• Urgente e Importante (Hacer ahora)
• Importante pero No Urgente (Programar)
• Urgente pero No Importante (Delegar)
• No Urgente y No Importante (Eliminar)

Ejemplos:

Urgente e Importante:

- Enviar el manuscrito corregido al maquetador.

Importante pero No Urgente:

- Planificar la estrategia de preventa con un mes de antelación.

Urgente pero No Importante:

- Responder correos o mensajes. Si tienes alguna aplicación de mensajería instantánea que responde con un mensaje único para todos, podrías planificarlo también. Algo como: “Muchas gracias por tu mensaje, te responderé lo antes posible”.

No Urgente y No Importante:

- Preparar un post para Instagram.

Uniendo esta matriz al horario anterior, podemos crear un avance real que nos permita cumplir con nuestros objetivos en unas fechas determinadas.

LA REGLA DE LOS DOS MINUTOS

Esta tiene mucha relación con la matriz anterior. Si una tarea te toma dos minutos o menos, hazla inmediatamente. Evita que se acumulen pequeñas pendientes que luego pesan mentalmente.

Ejemplo:

• Responder un mensaje corto de un lector.
• Enviar el archivo al corrector.
• Confirmar una colaboración.
• Guardar una idea de escena en tu documento.

Esas microacciones mantienen tu proyecto vivo y ordenado y evitan la clásica lista infinita de cosas por hacer.

Yo comenzaría siempre por esas microacciones. Incluso las iría tachando de una lista en papel o digital, porque da la sensación de que estamos avanzando mucho y nos impulsa a continuar. Así, cuando nos toca hacer lo Urgente e Importante, estamos más motivados.

FRAGMENTAR UNA TAREA EN MICROTAREAS

Cuando una tarea es demasiado grande, nuestro cerebro la percibe como amenaza. Dividirla en partes pequeñas y accionables reduce la resistencia y facilita el avance.

Ejemplo:

Tarea grande: Lanzar una novela. En lugar de escribir “organizar lanzamiento”, lo divides así:

• Definir fecha de lanzamiento.
• Diseñar el calendario de preventa.
• Redactar sinopsis.
• Crear cubierta final.
• Preparar formulario para lectores beta.
• Diseñar tres posts de anuncio.
• Crear lista de difusión por email.
• Redactar correo de lanzamiento.

Tarea grande: Escribir una novela. En vez de “empezar manuscrito”:

• Escribir el esquema del capítulo 1.
• Redactar primera escena.
• Desarrollar conflicto inicial.
• Revisar diálogos del capítulo 1.
• Preparar el esquema del capítulo 2.

Ya no es un Everest editorial; son pequeños escalones que podemos ir subiendo poco a poco sin agobiarnos.

PRINCIPIO DE PARETO

El 80 % de tus resultados provienen del 20 % de tus esfuerzos. Identifica qué acciones generan más impacto y céntrate en ellas.

Ejemplo:

Descubres que:

• El 20 % de tus publicaciones generan el 80 % de la interacción.
• El 20 % de tus lectores son quienes compran todas tus novedades.
• El 20 % de tus acciones de marketing generan la mayoría de las ventas.

Entonces decides:

• Repetir el tipo de contenido que más conecta.
• Cuidar especialmente a tu comunidad fiel.
• Invertir en la campaña que sí convirtió seguidores en lectores, en vez de dispersarte.

No necesitas hacer más cosas. Necesitas hacer más de lo que has comprobado que te funciona.

TÉCNICA POMODORO

Y mientras hacemos todo esto, no podemos olvidarnos de la técnica Pomodoro, que seguro que conoces porque existen varios vídeos en YouTube. Esta técnica divide tu tiempo de trabajo en intervalos de 25 minutos, llamados “pomodoros”, seguidos de 5 minutos de descanso. Después de cuatro “pomodoros”, te tomas un descanso más largo de 15 a 30 minutos. La idea es mantener la concentración en ráfagas intensas y evitar el agotamiento mental.

Ejemplo:

Estás escribiendo tu nueva novela. En lugar de intentar “escribir todo el capítulo”, haces un pomodoro solo para el diálogo clave entre los protagonistas.

• Haces 25 minutos escribiendo sin revisar, sin mirar Instagram, sin buscar información para documentarte: solo escribiendo el diálogo.
• 5 minutos de descanso.
• Segundo pomodoro: describir el escenario.
• 5 minutos de descanso.
• Tercer pomodoro: crear una escena de transición.
• 5 minutos de descanso.
• Cuarto y último pomodoro: revisar lo escrito.

También puedes usarlo para marketing:

• Un pomodoro solo para redactar tres posts promocionales.
• Otro para responder mensajes de lectores.
• Otro para revisar estadísticas de Amazon KDP.

Resultado: avanzas sin sentir que estás agotada.

Te recomiendo levantarte de la silla durante estos minutos de descanso, beber un poco de agua, caminar por tu casa, estirar las piernas, mirar por la ventana o algo que esté “lejos” para que los ojos descansen de estar enfocados en algo a corta distancia durante mucho tiempo, etc. Así evitamos también el cansancio físico, no solo mental.

Si te cuesta hacer todo esto, te recomiendo una aplicación para el móvil (también existe como extensión en el navegador del ordenador) que se llama Forest. Cada vez que completes un pomodoro, plantas un arbolito. La idea funciona como un tamagotchi: si consigues el objetivo, el arbolito crece y podrás tener tu propio bosque (forest).

Espero que todas estas técnicas para administrar tu tiempo te resulten útiles y que alguna de ellas te ayude a escribir con más calma y constancia.

Yo muchas las llevo a cabo en el orden en el que te las he puesto.

1. Primero, me creo un horario con el tiempo que puedo dedicarle a cada tarea.
2. Luego reviso qué tengo que hacer y qué es más urgente o importante siguiendo la matriz de Eisenhower y el principio de Pareto. De eso que es más urgente e importante, ¿qué es lo que mejores resultados me dará?
3. Una vez que he organizado eso, hago primero todo lo que me lleve dos minutos o menos para quitármelo de encima de una vez. Luego sigo con lo urgente e importante y así voy avanzando.
4. Cuando una tarea es demasiado grande, la fragmento en microtareas para que me resulte más sencillo, sobre todo las que son urgentes e importantes, porque también suelen ser las más grandes.
5. Y entonces ya empiezo a trabajar utilizando la técnica Pomodoro o la app Forest.

Para ello, tengo el móvil al lado en modo avión o lo dejo donde no puedo alcanzarlo sin levantarme, y utilizo la extensión de Chrome de Forest o el modo “Concentración” de mi ordenador, que me imagino que muchos ordenadores también tendrán. Si no, recuerda que existen muchas páginas web o vídeos en YouTube con técnicas Pomodoro.

¡Muchas gracias por leer!

Hasta la próxima,

Itahisa.